La PDG qui a juré de « licencier quiconque n'utilise pas l'IA » admet que la technologie ne peut pas remplacer son assistante de direction à mesure que le rôle évolue.

Alors que leurs effectifs sont déjà en déclin, les secrétaires et assistants administratifs font face à une autre menace grandissante : les outils d'intelligence artificielle comme ChatGPT et Claude qui peuvent accomplir certaines tâches de leur charge de travail en un clic.

Les données de projection de l'emploi dressent un tableau sombre pour cette profession majoritairement féminine, qui pourrait être particulièrement vulnérable aux suppressions de postes induites par l'IA par rapport à l'ensemble de la population active. Mais certains assistants adoptent cette technologie — et l'utilisent même comme un outil pour prendre de l'avance.

Deanna Danger, 43 ans, travaille dans un rôle administratif depuis 2003. Elle affirme que s'adapter et prendre de l'avance est un élément clé de son poste en constante évolution, et l'IA ne fait pas exception.

« Il suffit d'évoluer », dit-elle.

Danger a commencé à utiliser l'IA professionnellement en 2022, en apprenant par l'expérimentation et la collaboration avec d'autres assistants. Aujourd'hui, elle ne prend plus de notes pendant les réunions — elle a configuré Copilot et ChatGPT pour le faire à sa place. Cela lui a permis de « participer réellement aux réunions, et de ne plus seulement me soucier de m'assurer que j'ai tout tapé », explique Danger, assistante exécutive du directeur des systèmes d'information à l'Université Vanderbilt. « Honnêtement, ce qui me prenait des heures, je le fais maintenant en moins de cinq minutes. »

Comment — et dans quelle mesure — l'IA pourrait remodeler sa profession reste à voir, mais les emplois d'assistants administratifs et de secrétaires sont en déclin depuis des décennies. En 2004, environ 3,5 millions de personnes occupaient ce rôle — près de 97 % d'entre elles étaient des femmes, selon les données de l'enquête Current Population Survey. Vingt ans plus tard, ce chiffre est tombé à 2,1 millions, malgré la croissance globale de la population active au cours de la même période. Et à l'exception des secrétaires médicaux et des assistants administratifs — une catégorie qui devrait croître de 4 % d'ici 2034 grâce à la croissance du secteur de la santé — les économistes du Bureau of Labor Statistics américain prévoient un déclin continu dans la profession.

Le taux de chômage pour les employés de bureau et de soutien administratif — une catégorie plus large qui comprend également les commis comptables, les employés des services postaux et d'autres — a augmenté pour atteindre 4 %, contre 3,6 % en juin de l'année dernière, selon les données du département du Travail publiées jeudi, bien que ce niveau reste inférieur au taux de chômage global.

« L'histoire globale dans les professions de bureau et administratives, du point de vue des projections pour les derniers cycles, a été celle de technologies améliorant la productivité, limitant la demande d'emploi », a déclaré Emily Rolen, économiste en chef à la division des projections de l'emploi au BLS. Les avancées technologiques — traitement de texte, transcription de la parole en texte, outils et applications de planification — ont chacune transformé les tâches des professionnels administratifs et contribué au déclin global.

Les employés de bureau et administratifs pourraient être plus exposés aux suppressions de postes induites par l'IA que d'autres professionnels parce qu'ils « manquent de capacité d'adaptation en raison d'économies limitées, d'un âge avancé, d'opportunités locales rares et/ou d'ensembles de compétences restreints », selon un rapport de la Brookings Institution publié en janvier. Environ 86 % de ces 6 millions de travailleurs sont des femmes.

En effet, les secrétaires et assistants administratifs sont plus nombreux à avoir 55 ans et plus par rapport à l'ensemble de la population active (34 % contre 23 %), leur salaire médian est inférieur à celui de l'ensemble des travailleurs américains (47 460 $ contre 49 500 $), et un diplôme d'études secondaires suffit pour de nombreux postes de débutant.

Mais ce que les données sur le travail ne capturent pas — comme le note le rapport de la Brookings Institution — c'est la capacité d'un individu à naviguer dans un environnement en mutation, y compris des assistants administratifs comme Danger, qui affirment être « bien plus capables que les gens ne le pensent ».

Danger organise toutes les deux semaines un café virtuel pour ses pairs via l'American Society of Administrative Professionals, un groupe professionnel qui compte environ 132 000 membres. Les participants à une session de mai ont partagé leurs cas d'utilisation de l'IA : création de flyers, recherche de restaurants pour des événements de direction, élaboration de légendes pour les comptes de médias sociaux de l'employeur, rédaction de procédures opérationnelles standard, et plus encore.

Mais malgré une atmosphère générale d'enthousiasme, certains participants ont soulevé des inquiétudes, notamment la sécurité des données et le manque de réglementation sur l'IA. D'autres ont souligné que l'IA ne peut pas, et ne remplacera pas, l'intelligence émotionnelle et les compétences en établissement de relations qui sont les marques de fabrique d'un assistant performant.

Fiona Young, fondatrice de Carve, une entreprise spécialisée dans la formation des assistants de direction à l'IA, affirme avoir constaté « un changement massif de la demande » pour ses services depuis 2023. Young, elle-même ancienne assistante de direction, déclare avoir dispensé des formations à l'IA à des professionnels administratifs du monde entier, notamment chez Google, Amazon, Uber, Salesforce et LinkedIn. Selon son expérience, les employeurs veulent que leur personnel soit capable de tirer parti de l'IA — « pas seulement de la comprendre vaguement, mais de l'utiliser véritablement comme une partie intégrante de la façon dont les gens travaillent au quotidien », dit-elle.

Oana Manolache adopte une position encore plus ferme. La fondatrice et PDG de Sequel.io, une plateforme qui permet aux entreprises d'héberger des webinaires sur leurs propres sites web, a écrit dans un post LinkedIn l'année dernière : « Je licencierai quiconque n'utilise pas l'IA. »

Mais même Manolache affirme que l'IA ne pourrait pas remplacer son assistante de direction, Stephanie Martinez.

Manolache explique que Martinez utilise l'IA pour « se libérer » de tâches comme la prise de notes et la préparation des réunions, afin de se concentrer sur le « travail humain » consistant à renforcer la connectivité de l'équipe, à prendre des décisions, à comprendre les relations des dirigeants avec les parties prenantes et à communiquer en conséquence.

Peut-être que l'IA pourrait supplanter l'assistant « traditionnel », mais « cela ne remplace pas ce qu'un assistant de direction fait aujourd'hui, car le rôle a évolué », déclare Manolache.

Martinez travaille à distance depuis le Salvador via Viva Talent, qui — dans un autre exemple de l'évolution du paysage de ce rôle — forme et met en relation des assistants d'Amérique latine et du Sud avec des entreprises technologiques principalement basées aux États-Unis.

« Les personnes qui veulent vraiment réussir dans ce rôle ont une opportunité immense », déclare Manolache. « Cette personne a accès aux informations de toute l'organisation. »

Par exemple, lorsque l'entreprise a cherché à obtenir plus d'avis clients sur une plateforme d'évaluation de logiciels, Martinez, qui gère la plupart des factures et de la facturation, a abordé le problème de manière innovante. Elle a utilisé l'IA pour passer en revue toutes les communications avec les clients, identifier les bons candidats pour les avis et rédiger des e-mails de prospection. Sans l'IA, « cela lui aurait pris tellement de temps pour le faire », explique Manolache, ajoutant que cela a également permis à Martinez de « penser de manière créative ».

Cette liberté de mettre en œuvre l'IA de manière stratégique est tout aussi importante que l'éducation et la formation, car de nombreux assistants sont intéressés par l'adoption de l'IA mais manquent de temps pour l'intégrer, explique Melissa Peoples, coach pour assistants de direction basée à Austin, au Texas, et ancienne assistante de direction de niveau C-suite.

La dynamique de genre complique ce défi dans une industrie dominée par des femmes qui sont souvent associées à des dirigeants masculins, explique Peoples.

« Vous voyez celles qui sont des adopteuses précoces, qui réussissent brillamment, qui sont associées à des dirigeants vraiment valorisants, et qui peuvent faire toutes ces choses », dit-elle. « Et puis vous voyez l'autre côté des choses, où littéralement on dit aux assistants : "Tu n'es pas assez intelligente pour être dans la salle. Apporte-moi juste mon café." »

Avec une formation efficace à l'IA, les assistants peuvent « trouver leur voix » et « avoir un impact plus important afin d'être protégés contre ce qui va se passer à mesure que l'IA agentique deviendra plus courante et plus facilement accessible. » 

Cette histoire a été initialement publiée sur Fortune.com